Amikor az áru megérkezik: átvétel, reklamáció és minőségi viták megoldása

A Sealock vízálló zacskókat gyárt az OEM- és nagykereskedelmi vásárlók számára a kínai és vietnami gyárakból, mindkét oldalon aláírt aranymintával, és a szállítás előtti ellenőrzéssel az egyenleg kifizetéséhez van kötve. A legtöbb beszerzési útmutatás a gyárból kilépő konténernél áll meg. Mi történik, ha rosszul érkezik, szinte semmilyen fedezetet nem kap, ami miatt a vásárlók azokban az órákban improvizálnak, amikor pozíciójuk a legsérülékenyebb. Ez meghatározza, hogy mit kell tenni érkezéskor, miben különbözik a követelés a panasztól, és milyen eredmények érhetők el reálisan.

1. Az első óra eldönti, hogy van-e igénye

A leggyakoribb és legköltségesebb hiba az, hogy az érkezést logisztikai eseményként kezeljük, nem pedig bizonyítékként. A vevők raktárba helyezik az árukat, rögzítés nélkül kicsomagolják, továbbértékesítik a szállítmány egy részét, vagy összekeverik a meglévő raktárkészlettel – és ha ez megtörténik, az eredeti állapot bizonyítása nehézzé válik.

Ha valami nem stimmel, hagyja abba a kicsomagolást. Az áru áthelyezése vagy használata előtt:

• Felbontás előtt fényképezze le a kartonokat- beleértve a szállítási jeleket, a kartondobozok számát és minden külső sérülést. A karton állapota az, ami elválasztja a gyári problémát a szállítmányozási problémától.
• Jegyezze fel a kicsomagolást.A sorozat és az állapot megjelenítéséhez a videó jobb, mint az állóképek.
• Hasonlítsa össze a dokumentumokkal— beszerzési megrendelés, pro forma számla, csomagolási lista és jóváhagyott mintaspecifikáció.
• Számszerűsíts.Számolja meg, hogy hány egységet érint az ellenőrzött mennyiség, és melyik kartondobozból. A hibaarány tény; "sok közülük rossz" egy vélemény.
• Tartsa az árut azonosíthatóan és változatlanulamíg a pozíció be nem áll. Ne küldjön vissza, ne dolgozzon át vagy dobjon ki semmit a megállapodás írásbeli elfogadása előtt.

2. Mielőtt bármit is írna, ellenőrizze a jelentési ablakot

Először olvassa el a szerződést. A pro forma számla vagy adásvételi szerződés általában tartalmaz egy hibajavítási záradékot, amely lefedi, hogy mi számít hibának, a jelentési időszak és a szállító tartozása. Egyes ablakok az érkezéstől számított hét napig futnak, és egy hiányzás gyengíti azt a pozíciót, amely egyébként erős lenne.

Ha a tesztelés vagy a teljes számlálás tovább tart, mint amennyit az ablak megenged, azonnal küldjön egy kezdeti írásbeli értesítést, amely fenntartja pozícióját, majd kövesse azt a részletes megállapításokkal. A hónapokig tartó néma nyomozás olyan időszerűségi vitát szül, amely teljesen elkerülhető.

1. ábra: Az áru megérkezésének pillanata a bizonyítékgyűjtés pillanata – először fényképezze le a csomagot, majd rögzítse a kicsomagolási folyamatot, ezután hasonlítsa össze az aranymintával és számolja meg az egyes kartonokat, és csak ezután kezdjen tárgyalni.

3. Válasszon három különböző problémát

Érkezéskor hasonlónak tűnnek, és különböző jogorvoslatokhoz és más partnerekhez vezetnek:

Probléma	Mit jelent	Kihez megy
Hibás áru	A megfelelő termék minőségi problémákkal – szivárgó varratok, meghibásodott cipzárak, szakadt horgonyok	A gyár
Rossz áru	Megfelelő minőség, de a modell, méret, anyag, szín, konfiguráció, csomagolás vagy címkék nem egyeznek a megállapodásban foglaltakkal	A gyár – és ez akkor is szerződésszegés, ha a termék tökéletesen működik
Szállítási kár	Kezelésből eredő sérülések vagy víz behatolása szállítás közben, jellemzően zúzott vagy nedves kartondobozokban	A fuvarozó vagy a biztosító

A gyár és a rakomány közötti törésvonal általában látható a mintán. A szállító által okozott hiba konzisztens – ugyanaz a hiba, ugyanazon a helyen, egyenletesen oszlik el a tételben, a sértetlenül érkezett kartondobozokban. A szállítás során keletkező sérülések a konténerben elhelyezkedő helyen találhatók, és a csomagolás sérült.

4. Állítson fel panaszt, ne panaszt

Ez a megkülönböztetés jobban megváltoztatja az eredményeket, mint bármely más egyedi tényező. Egy panasz szerint rossz a minőség. A követelést írják, dátumozzák és számszerűsítik. Tartalmaznia kell:

• Rendelési szám és szállítási jelek
• A kartondobozok száma érintett
• Hibaarány – az érintett egységek a vizsgált egységek közül
• Fényképek, amelyeken a konkrét hiba látható, és a jóváhagyott minta összehasonlítás céljából
• A szerződési záradékra hivatkoznak
• A kért jogorvoslat és a válaszadási határidő

Egy üzenet, tényszerű, érzelemmentes. Az ellenőrzési jelentés csatolása és a konkrét megállapítások kiemelése a kapcsolati tárgyalásról a bizonyítékokon alapuló kereskedelmi megoldás felé tolja el az eszmecserét – ez az a talaj, amelyen az ésszerű gyár cselekedhet, az ésszerűtlenekkel pedig nehéz vitatkozni.

Kifejezetten a vízálló zacskók esetében a legmeggyőzőbb bizonyíték a meghibásodási pontot nevezi meg, nem pedig a tünetet: a víz behatolása a cipzár végén, az alapvarraton, a tekercs tetején található csomóponton vagy egy logófolton. Az azonosítás módszerei a címre vonatkozó útmutatóban találhatókvízálló zacskóminta értékelése.

5. A ténylegesen elérhető jogorvoslatok

A reális lista rövid, és hogy melyik illik hozzá, az a hibaaránytól és attól függ, hogy az áru eladható-e:

• Újradolgozás— praktikus, ha a hiba lokalizált, és az áru még a gyárban van, vagy helyben átdolgozható.
• Csere– az érintett egységek közül, gyakran a következő megrendeléssel együtt szállítják az önálló áruszállítás elkerülése érdekében.
• Jóváírás a következő megrendelés ellenében— gyakran a leggyorsabb út a megállapodáshoz, mert kevesebb készpénzbe kerül a gyárnak, mint a visszatérítés, miközben valós értéket ad a vevőnek.
• Árcsökkentés az aktuális szállítmánynál— az eladható áruk esztétikai hibáit alkalmazza.
• Visszatérítés– a legnehezebben beszerezhető, és általában súlyos jogsértésekre van fenntartva.

Legyen konkrét, melyiket szeretné. A „megoldást” kérő követelés viszontajánlatot kér; az a követelés, amely a megadott mennyiség átdolgozását kéri a megadott időpontig, igent vagy nemet kér.

6. Az Ön valódi tőkeáttétele kereskedelmi, nem legális

Érdemes ezzel kapcsolatban közvetlennek lenni, mert ez megváltoztatja azt, hogy a vásárlók hogyan költsék el az energiájukat. Szinte egyetlen ömlesztett vásárló sem perel be egy gyárat egy rossz tétel miatt – a jogi költségek meghaladják az áru értékét. A vevő tulajdonképpen a kifizetetlen egyenleggel, a következő beszerzési rendeléssel és a szállítónak egy visszatérő vásárló iránti érdeklődése.

A bizonyítékok ezt a tőkeáttételt számmá változtatják; a harag nem. Két gyakorlati következmény:

• Ne engedje el a mérleget időnyomás alatt.Ha a probléma a végső fizetés előtt felmerül, írásban jelezze, hogy a fizetés a dokumentált minőségi probléma megoldásához kapcsolódik. Ez az elérhető legerősebb pozíció, és a pénz mozgásának pillanatában eltűnik.
• A követelést a folyamatban lévő kapcsolat köré fogalmazza megahol folytatni kívánja. Egy gyár, amely mérlegeli az utómunkálati költségeket az ismétlési program elvesztésével szemben, általában gyorsan megoldódik; aki azt hiszi, hogy a kapcsolatnak vége, annak kevesebb oka van rá.

Ha egy vita eszkalálódik, ritkán az a döntő kérdés, hogy kinek van elvileg igaza – az, hogy a szerződés, a számla, a fizetési jegyzőkönyvek, az ellenőrzési anyagok és a levelezés egy koherens történetet mond-e el. A bíróságok élesen megkülönböztetik a súlyos jogsértést, a kisebb hibákat, a késedelmes kifogásokat és a nem egyértelmű bizonyítékokat. Ez egy másik ok, amiért az első óra számít.

2. ábra: A „panasz” átírása „követelés”-ként – adja meg a rendelési számot, a kartondoboz számát, a hibaarányt, hivatkozzon az alkalmazandó záradékokra és a kért jogorvoslatokra, az egyenleg kifizetésének valós tőkeáttételével alátámasztva.

7. Írja le az elrendezést, mielőtt bármit is mozdítana el

Ha a szállító javítást, cserét vagy visszaküldést javasol, az áru szállítása előtt állapodjon meg a feltételekben. A megállapodásnak ki kell terjednie az őrzésre, az ellenőrzési hozzáférésre, a fuvarozásra, a vámokra, a határidőkre, és arra, hogy mi történik, ha a javítás sikertelen, vagy a szállító továbbra is megtagadja a felelősségét. Az áruk szóbeli ígéret alapján történő visszaszállítása egy lépésben eltávolítja a bizonyítékait és a tőkeáttételét is.

8. Ennek nagy része a rendelési szakaszban megelőzhető

Minden fenti követelési mechanizmus egy olyan helyreállítás, amelyet korábban kellett volna elkapni. Az érkezési vitákat megakadályozó vezérlők:

• Egy aláírt aranyminta mindkét oldalon,tehát a "nem úgy, ahogyan megállapodtak" inkább fizikai hivatkozást tartalmaz, mint két véleményt. Az útmutató tartalmazzaa következetesség átrendezése.
• Írásos elfogadási feltételek a megrendelésben— AQL szint, hibabesorolás és a megadott minősítésre vonatkozó tesztek.
• Egyenlegfizetéshez kötött szállítás előtti ellenőrzés,így a problémákat addig találják, amíg az áru még a gyárban van, és olcsó az átdolgozás. Az általános feltételek itt 30%-os letét, a 70%-os egyenleg felszabadulása az átvizsgálás után.
• Hibaelhárítási záradék működőképes jelentési ablakkal,a gyártás előtt megállapodott, nem pedig probléma után először olvasni.
• Mérföldkő követés a gyártás során,amelyek felületei elcsúsznak és cserélődnek, mielőtt konténerré válnának – az útmutató lefedia rendelés nyomon követése a termelésben.

9. Hogyan működik ez itt

A Sealock (YiFuLong Outdoor Gear Co., Ltd.) több mint 20 éve gyárt vízálló táskákat, és olyan nemzetközi kültéri márkák számára gyárt, mint az OSPREY, a KAILAS, a Helly Hansen, a SIMMS, az ORVIS és a West Marine.

• Referencia szabvány:egy aláírt aranyminta, amelyet mindkét fél birtokol, és a gyártást az eredeti jóváhagyáshoz hasonlítják, nem pedig az előző tételhez
• Ellenőrzés:háromlépcsős IQC, IPQC és OQC AQL mintavétellel és kötegelt teszteléssel az egyes modellek által megadott minősítés szerint; a vevő által kijelölt és külső ellenőröket bármelyik helyszínen elfogadják
• Ellenőrzés:a teljes ügyfél-ellenőrzési eljárás – kicsomagolás, vákuumos elszívás, 24 órás statikus pihentetés és légszivárgás-meghatározás – a végétől a végéig szemtanúi
• Fizetés:T/T 30% kaució, 70% egyenleg teljesített szállítás előtti ellenőrzés ellenében
• Feltételek:MOQ 300 db modellenként, minták 7-15 nap, ömlesztett 30-45 nap, FOB Guangdong
• Tanúsítványok:ISO 9001, BSCI, SMETA, Sedex, HIGG, GRS, SCAN

A szabványokat és a hibabesorolást aminőség-ellenőrzési szabványok a vízálló gyártáshoz.

10. Tartomány

A prioritás helyett kategória szerint rendezve:

Kép	Modell	Kategória	Anyag	Értékelés	Termék oldal
	SL-D002	Szárazzsák, 5-63L	500D PVC	IPX7	Kilátás
	SL-K099	Duffel, 40/60L	840D TPU	IPX7	Kilátás
	SL-E119	Hátizsák, 20 literes	Kationos TPU kompozit	IPX8	Kilátás
	SL-C807	Motorkerékpár, 45 literes	500D PVC / 420D TPU	IPX6	Kilátás
	SL-K022	Kerékpáros nyeregtáska, 10-14L	420D / 600D TPU	IPX6–7	Kilátás
	SL-E868A	Horgászheveder, 12L	840D TPU	IPX8	Kilátás

A teljes kategória alatt találhatóvízálló táskák, száraz hátizsákok, ésszáraz zacskók.

11. GYIK

K: A szállítmány rossznak tűnik. Mit tegyünk először?
V: Hagyja abba a kicsomagolást és dokumentálja. Felbontás előtt fényképezze le a sértetlen szállítási jelekkel ellátott kartondobozokat, rögzítse a kicsomagolást, hasonlítsa össze a megrendeléssel és a jóváhagyott mintával, és számolja meg, hogy az ellenőrzött mennyiségből hány egység érintett. Az áruk raktárba helyezése vagy a szállítmány egy részének továbbértékesítése megnehezíti az eredeti állapot bizonyítását.

K: Mennyi ideig kell jelentenünk egy problémát?
V: Ellenőrizze a szerződést, mert az ablakok az érkezéstől számított hét napig is rövidek lehetnek. Ha a teljes felmérés tovább tart, küldjön azonnali írásbeli értesítést álláspontjának fenntartásáról, és kövesse azt a részletes megállapításokkal – a csendes vizsgálat elkerülhető időszerűségi érvet teremt.

K: Ez gyári probléma vagy áruszállítási probléma?
V: Nézd meg a mintát. A gyári hiba konzisztens – ugyanaz a hiba ugyanazon a helyen, egyenletesen oszlik el a tételben, a sértetlenül érkezett kartondobozokban. A szállítási sérülések a konténer helyzete szerint csoportosulnak, és összenyomott vagy nedves csomagolással érkezik. A kettő más-más párthoz jár, ezért írd szét őket, mielőtt írsz.

K: Milyen jogorvoslatot kérjünk?
V: Nevezzen meg egyet. Átdolgozás, csere, jóváírás a következő megrendelés ellenében, árcsökkentés vagy visszatérítés – mindegyik más helyzethez illeszkedik, és gyakran a jóváírást lehet a leggyorsabban megállapodni, mert kevesebb pénzbe kerül a gyárnak, miközben valódi értéket ad. A „megoldás” kérése ellenajánlatot hív fel.

K: Fenyegetnünk kell jogi lépésekkel?
V: Ritkán hasznos nyitó lépésként. A jogi költségek általában meghaladják egy tétel értékét, és az Ön valódi tőkeáttétele a kifizetetlen egyenleg, a következő megrendelés és a szállító érdeke egy visszatérő vásárló megtartásához. A dokumentált, számszerűsített állítás ezt a tőkeáttételt számmá alakítja.

K: Hogyan kerülhetjük el, hogy egyáltalán ebben a helyzetben legyünk?
V: Tartson egy aláírt aranymintát, írja be az elfogadási feltételeket és a hibajavítási záradékot a megrendelésbe, kövesse nyomon a gyártás mérföldköveit, és kösse az egyenleg kifizetését egy sikeres szállítás előtti ellenőrzéshez. A gyárban talált problémák olcsón javíthatók; ugyanazok a problémák, mint a raktárában, nem.

Megrendelés előtt beszélje meg a feltételeket

Ha azt szeretné, hogy az átvételi feltételeket, az ellenőrzési pontokat és a hibajavítási záradékot a megrendelésbe beleírják, ne pedig később derüljön ki, küldje el specifikációját, és ezek ellen árajánlatot adunk -beadni egy érdeklődést. A Sealock 24 órán belül válaszol a beszerzési megkeresésekre, a gyártás a kínai Dongguanból vagy a vietnami Ho Si Minh-városból történik.